Mail Merge (จดหมายเวียน)

จดหมายเวียน ก็คือการทำจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แต่มีชื่อและที่อยู่ของผู้รับที่ไม่เหมือนกันเท่านั้น ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์ จดหมายแต่ละฉบับสำหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ที่เก็บชื่อและ ที่อยู่ไว้ก่อน และสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หนึ่งแยก จากกัน แล้วจึงนำข้อมูลทั้งสองไปรวมหรือผนวกกัน ทำให้ได้จดหมายที่มี รูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด เว้นแต่ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเท่านั้น เมื่อต้องการทำจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีก ก็เพียงสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความ ในจดหมายใหม่ แล้วนำไฟล์รายชื่อของผู้รับที่ได้สร้างไว้แล้วมาใช้อีก ช่วยทำ ให้ทำงานเร็วขึ้น

องค์ประกอบของจดหมายเวียน

1) เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารที่เริ่มต้นจะเป็นจดหมาย แบบฟอร์ม ข้อความอีเมล์ของจดหมาย หรือป้ายเลเบล ที่ได้กำหนดให้ มีข้อความ ขนาดและรูปร่างที่เหมือนกันไว้เพื่อใช้เป็นต้นแบบของการ พิมพ์จำนวนมาก

2) แหล่งข้อมูล (Data Source) คือรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ e-mail Address ฯลฯ ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ในรูปแบบของตารางของ Word ตารางรายชื่อ ของ Excel ตารางฐานข้อมูลของ Access เพื่อนำมาผนวกเข้ากับตัวเอกสาร หลัก เมื่อสั่งพิมพ์จดหมาย ซอง หรือป้ายเลเบล โปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อ ในเอกสารแต่ละชุดให้โดยอัตโนมัติ

ประเภทของเอกสารหลัก

เอกสารหลัก (main document) ที่สามารถสร้างเป็นจดหมายเวียนได้ จะมีให้เลือกในขั้นตอนที่ 1 ของ Wizard หรือตัวช่วยของการสร้าง จดหมายเวียน ดังนี้

1) Letters (จดหมาย) ส่งจดหมายไปยังผู้รับจำนวนมาก

2) E-mail message (ข้อความอีเมล์) ส่งข้อความแบบอีเมลไปยังรายชื่อผู้รับ

3) Envelopes (ซองจดหมาย) พิมพ์ชื่อ-ที่อยู่ลงบนซองจดหมาย

4) Labels (ป้ายผนึก) พิมพ์ชื่อ-ที่อยู่ลงบนป้ายผนึก หรือฉลาก

5) Directory (ไดเรกทอรี) จะเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ มาไว้ในเอกสาร เช่น รายชื่อสมาชิก, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์